Software für Maler

Welchen Nutzen hat Malersoftware?

Ein Waldarbeiter fällt Bäume. Sein Werkzeug ist inzwischen sehr stumpf geworden, und deswegen kämpft er sich durch den lieben langen Tag, allerdings fällt er aber nur wenige Bäume. Da kommt jemand vorbei und sagt zum Waldarbeiter: "Freund, warum mühst du dich mit der stumpfen Axt? Du kannst doch viel schneller vorankommen, wenn du sie zuerst ordentlich schärfst." Da entgegnet ihm der andere: "Das weiß ich schon, aber ich habe doch heute noch unzählige Bäume vor mir, und daher habe ich fürs Schärfen keine Zeit." Diese alte Geschichte kennt wohl jeder. Was hat dies mit Programmen zu tun?

Alle Maler haben nur erstklassiges Werkzeuge mit hoher Profigüte. Es wird täglich benutzt und muss daher sehr lange funktionieren. Die sehr gute Qualität seiner Werkzeuge spiegelt sich auch im Preis nieder.

Bei den Werkzeugen wird nicht gespart - für die IT-Ausstattung eines Malers stimmt dies leider noch zu häufig nicht. Maler sind lieber draußen beim Kunden und sehen die Verwaltungsarbeit im Büro als ein notwendiges Übel, das "halt erledigt werden muss". So ist er im heimischen Büro nach einem langen Arbeitstag oder auch am Wochenende viele Stunden damit beschäftigt, den verwaltungstechnischem Teil seines Betriebes (Buchhaltung führen usw.) abzuarbeiten.

Wieso ist Verwaltung für viele Maler so nervenaufreibend? Zwei Gründe: Zuallererst erzeugt Verwaltung keinen Gewinn. Und zweitens, das ist der Knackpunkt, ist in vielen Fällen keine sinnvolle IT vorhanden. Viele Handwerker arbeiten nur mit Word und Excel (oder mit ähnlichen Programmen dieser Art). Erschwerend kommt hinzu, wenn dies zusätzlich auf einem langsamen PC stattfindet.

Eine Textverarbeitung ist nämlich nur bedingt dazu sinnvoll, eine professionelle Auftragsverwaltung zu ersetzen. Kaum einer hat über eine andere Lösung nachgedacht. So mancher verlagert diese Tätigkeit an seine Ehefrau - ich halte das auch nicht grade für eine nette Art und Weise. Ein Maler braucht eine hochwertige Ausrüstung in allen Bereichen seines Geschäfts, auch in der EDV.

Auf dem Markt sind vielfältige Softwareprodukte in unterschiedlichen Preiskategorien verfügbar. Es geht mir in diesem Artikel darum darzulegen, dass eine echte Malerlösung ihm hilft, gewisse Tätigkeiten zu reduzieren und man sich dadurch effektiver auf seine wichtigeren Geschäftstätigkeiten fokussieren kann. Es wird leider oft vergessen, dass die Vermeidung von vertaner Zeit und entgangenem Umsatz genauso bedeutend ist wie der getätigte Umsatz selbst.

Mit einer richtigen Auftragsverwaltung hat man auf Knopfdruck bereits viele Abläufe und Funktionen zur Verfügung. Die Auftragsverwaltung beruht auf einer integrierten Datenbank. Alle Informationen und Dokumente von Kunden und Lieferanten sind an einer Stelle verfügbar. Export- oder Import-Schnittstellen beispielsweise zu Ausschreibungsportalen fehlen in der Office-Lösung komplett.

Anders als eine professionelle Malersoftware sind Office-Programme in der Anschaffung i.d.R. erheblich günstiger.

Darum bevorzugen einige Maler immer noch Word & Co. Besonders bei der Einführung einer Software muss man Schulungsaufwand berücksichtigen, bei einer Auftragsverwaltung ist merklich mehr Zeit notwendig. Viele Maler betrachten allerdings nicht den tagtäglichen Zeit- und Arbeitsaufwand, der bei Office-Produkten um ein vielfaches höher ist. In Summe spart man so langfristig erheblich mehr, als man anfangs zusätzlich bezahlen muss. In eine ordentliche monetäre Betrachtung müssen alle Kosten einfließen, nicht nur die Investitionskosten.

Alle Dokumente sind in Office-Programmen manuell erfasst, geprüft und abgespeichert. Es entstehen so massenhaft Dokumente (die im Lauf der Jahre zu tausenden werden); der Verwaltungsaufwand wird so immer größer. Prozesse und umfassenderen Funktionalitäten gibt es in Office-Lösungen überhaupt nicht. Der große Pluspunkt einer professionellen Handwerkersoftware ist, dass sämtliche Informationen und Dokumente selbständig zentral gespeichert werden. Das System erzeugt beispielsweise automatisch Mahnungen, wenn ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt hat. Generell gesehen ist eine professionelle Lösung deutlich weniger fehleranfällig, da viele Schritte, beispielsweise die Übernahme von Daten aus Dokument X nach Y, vom System gemacht werden. Es ist dafür gesorgt, dass gesetzliche Änderungen in das Programm übernommen werden; und auch insgesamt betrachtet optimiert der Hersteller ständig seine Software.

Wollen mehrere Angestellte zeitgleich mit der Software arbeiten, sollte Word & Co. nicht benutzt werden. Es kann im Zuge dessen leicht zu Schiefständen bei Daten entstehen, da anders als bei der Auftragsverwaltung keine Rechteverwaltung möglich ist.

In Summe gesehen ist eine professionelle Malersoftware die günstigere Alternative zu Word & Co. Wie kommt es, dass sich Maler schwer mit der Einführung tun und sich nach wie vor mit stumpfer Säge mühen? "Ich habe keine Zeit!" ist auf jeden Fall eine stümperhafte Ausrede.